Клеопарда : другие произведения.

Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю

Самиздат: [Регистрация] [Найти] [Рейтинги] [Обсуждения] [Новинки] [Обзоры] [Помощь|Техвопросы]
Ссылки:
Школа кожевенного мастерства: сумки, ремни своими руками
 Ваша оценка:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Севастополю

  
   В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.05.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 07.09.2010 N П/491 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии" и в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности, а также обеспечения контроля исполнения документов в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю п р и к а з ы в а ю:
   1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю, согласно приложению.
   2. Федеральным государственным гражданским служащим Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю руководствоваться в своей деятельности требованиями Инструкции по делопроизводству Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю.
   3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
  
  
   И.о. руководителя О.Г. Калинкина

Приложение

к приказу Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Севастополю

"__"__________2014 N _____

  
  

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Управлении Федеральной

службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Севастополю

  

I. Общие положения

   1. Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю (далее - Инструкция, Управление) устанавливает единые требования для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) Управления к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
   2. Работа с секретными документами в Управлении осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.
   Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".
   3. Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Федеральные законы от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии от 07.09.2010 N П/491 и иные нормативные правовые акты.
   4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, служебных писем, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в Управлении, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями Управления организационно-контрольным отделом.
   Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, не зависимо от вида носителя осуществляются в Управлении с применением автоматизированной системы обработки документов - СЭД, функционирование которой обеспечивается в соответствии с положениями Инструкции.
   5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях Управления осуществляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами.
   6. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в структурных подразделениях Управления возлагается на их начальников.
   7. Государственные служащие структурных подразделений Управления несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.
   Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Управления.
   8. О неисправимом повреждении, утрате документов и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, государственные служащие обязаны письменно сообщить начальнику своего структурного подразделения и начальнику отдела общего обеспечения. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.
   При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему), устно определенному начальником структурного подразделения Управления.
  

II. Правила подготовки и оформления документов

(документирование)

   Документы Управления печатаются шрифтом Times New Roman N 14 от одного до полутора межстрочных интервала без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных приказов), изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм).
   Каждый напечатанный лист документа имеет следующие размеры полей: верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 15 мм. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.
  

Приказы (распоряжения) Управления и иные организационно-распорядительные документы

   9. В соответствии с Положением об Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю, утвержденным приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 03.04.2014 N П/141, Управление в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.
   Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативный характер.
   Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные нормативные предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Управления.
   Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.
   Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.
   10. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает руководитель Управления, заместитель руководителя Управления (далее - Руководитель, заместитель руководителя), начальник отдела, который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.
   Исполнителем проекта приказа, распоряжения Управления может быть только государственный служащий Управления.
   Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов Министерства экономического развития Российской Федерации, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
   Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.
   11. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).
   В текстах приказов (распоряжений) должны употребляться только официальные названия органов исполнительной власти и организаций, полные наименования структурных подразделений Управления.
   12. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются структурными подразделениями по их инициативе или по поручению Руководителя, заместителей руководителя и согласовываются со следующими должностными лицами и в следующем порядке:
   1) начальником структурного подразделения, ответственным за оформление и согласование приказа (распоряжения);
   2) начальником финансово-экономического отдела, если документ предусматривает использование финансовых средств;
   3) начальником организационно-контрольного отдела;
   4) заместителем руководителя, курирующим работу подразделения-исполнителя;
   5) заместителями руководителя, курирующими структурные подразделения, которым даются конкретные поручения.
   13. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировках (на территории Российской Федерации) государственных служащих и др.) оформляются и регистрируются только отделом государственной службы и кадров по представлениям структурных подразделений Управления и согласовываются со следующими должностными лицами:
  
   1) начальником отдела государственной службы и кадров;
   2) начальником финансово-экономического отдела (проекты приказов (распоряжений), связанные с использованием денежных средств).
   14. Проекты распоряжений о командировании на территории Российской Федерации государственных служащих Управления и командировочные удостоверения отдел государственной службы и кадров оформляет в следующем порядке:
   при плановом (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) - на основании служебных записок начальников структурных подразделений, адресованных начальнику отдела государственной службы и кадров;
   при внеплановом командировании в соответствии с резолюцией Руководителя на адресованных ему служебных записках начальников структурных подразделений.
   Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок структурных подразделений совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании государственных служащих, включенных в состав проверяющей комиссии.
   15. Согласование проектов приказов (распоряжений) в структурных подразделениях Управления осуществляется в срок до 2-х дней с момента их поступления и оформляется визами начальников структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. Руководителем и (или) заместителями руководителя могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).
   16. При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений в содержательной части он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
   17. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений):
   1) реквизиты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом Times New Roman N 14 без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных приказов), изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники;
   2) приказ (распоряжение) регистрируется в организационно-контрольном отделе Управления. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).
   Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом, например: 03 июля 2010 г.
   В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 03.07.2010.
   В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
   В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку;
   3) регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из знака "N", с буквой П/ и его порядкового номера, например: N П/22. В приказах по личному составу порядковый номер дополняется буквой "к", например: "22-к", о заграничных командировках - "зк".
   В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буква "Р", например: N Р/22, по личному составу (о российских командировках) - "рк".
   В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.
   Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту;
   4) заголовок в приказе (распоряжении) отвечает, как правило, на вопрос "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.
   Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.
   Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю.

   В заголовки приказов (распоряжений) по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия государственного служащего (государственных служащих), в отношении которых это действие осуществляется. Более четырех государственных служащих указываются в заголовке обобщенно, например: "О назначении И.И. Иванова", "О переводе В.В. Петрова", "Об увольнении С.С. Николаева", "О дисциплинарной ответственности В.П. Савельева", "О поощрении государственных служащих финансово-экономического отдела";
   5) текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.
   В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.
   Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами - отписками: "В связи с производственной необходимостью"; "В целях совершенствования деятельности" и т.п.
   В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.
   Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "п р и к а з ы в а ю:" - в приказах или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом "п р и к а з ы в а ю:" и "п р е д л а г а ю:" - кому? (дательный падеж.); "о б я з ы в а ю:" - кого? (родительный падеж). В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:"; "п р е д л а г а е м:" и "о б я з ы в а е м:".
   При невозможности юридического согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа (распоряжения) допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа (распоряжения) заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа (распоряжения) излагаются от первого лица единственного числа, например, вместо конструкции текста:
   "...в соответствии с перечисленными поручениями п р е д л а г а ю:
   1. Утвердить Правила..." (правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить) может использоваться конструкция:
   "... в соответствии с перечисленными поручениями:
   1. Утверждаю Правила...".
   В приказах (распоряжениях) по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.
   В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом "обязываю") падеже - структурные подразделения Управления и/или их начальники (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом "обязываю") падеже, когда предписание адресовано конкретному начальнику), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.
   Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.
   Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематические разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.
   В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности Управления и не может быть одним из этих адресатов.
   В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Руководителя или заместителя Руководителя, подписывающего приказ (распоряжение) со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".
   В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель подготавливает и рассылает после подписания приказа.
   В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу..."
   Приказ (распоряжение) вступает в силу и подлежит исполнению с даты его подписания, если в тексте документа не указан другой срок;
   6) приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утверждаю прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю"; "Внести изменения в приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю от 28 апреля 2014 г. N 3 "Об утверждении Инструкции по организации планирования и контроля за выполнением планов в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N". Например:
   "1. Утверждаю:
   состав аттестационной комиссии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю (приложение N 1);
   регламент аттестационной комиссии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю (приложение N 2);
   На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к распоряжению Управления

Федеральной службы государственной

регистрации, кадастра и картографии

по Севастополю

от ____________ N _____________

  
   При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения гриф утверждения может состоять из слов "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа с видом утверждаемого приложения), например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Управления

Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Севастополю

от ____________ N _____________

  
   Приложение к приказу визируется начальником структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения.
   При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;
   7) обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись Руководителю или его заместителю.
   Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, должность, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой в алфавитном порядке, например:
   инициалы, фамилия, должность, личная подпись, дата
   Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.
   Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования.
   Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжению) оформляется: грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель руководителя

Управления Федеральной налоговой

службы по Севастополю

личная подпись, инициалы, фамилия,

дата

   8) приказы (распоряжения) подписывает Руководитель и его заместители в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Управления.
   В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности - Руководитель или заместитель руководителя, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
   Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
   Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:
  
   Руководитель (личная подпись) О.Г. Калинкина
  
   Если Руководитель отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель руководителя, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Росреестра или Управления.
   При этом к должности Руководителя добавляется сокращение "И.о." (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя руководителя, подписавшего приказ (распоряжение), например:
  
   И.о. руководителя (личная подпись) О.Г. Калинкина
  
   При подписании совместного с другими государственными органами приказа (распоряжения) несколькими руководителями федеральных органов исполнительной власти их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации, например:
  

Руководитель

Управления Федеральной налоговой службы по Севастополю

(личная подпись) И.И. Иванов

Руководитель Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю

(личная подпись) О.Г. Калинкина

  
   Не допускаются подписи с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности.
   Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением);
   9) исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона и ставит личную подпись внизу оборотной стороны последнего листа приказа (распоряжения);
   10) надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:
   Верно
   Ведущий специалист-эксперт
   организационно-контрольного отдела Управления
   (личная подпись) инициалы, фамилия
   дата
   18. Грифом "УТВЕРЖДАЮ" может придаваться юридическая сила следующим документам:
   1) планы, графики работы, повестки заседаний коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются Руководителем, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности заместителями руководителя);
   2) должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Управления утверждаются Руководителем Управления;
   3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Руководителем, заместителями руководителя, курирующими финансовую и хозяйственную деятельность);
   4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются Руководителем);
   5) планы работы Управления, структурных подразделений и территориальных отделов (утверждаются Руководителем, заместителем руководителя);
   6) положения об отделах, являющихся структурными подразделениями Управления (утверждаются Руководителем);
   7) иные документы, подготовленные по поручению Руководителя (утверждаются Руководителем, заместителями руководителя, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности).
   Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках Управления (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) в их правом верхнем углу. Текст реквизита центруется относительно самой длинной строки, например:
  
  

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

по Севастополю

   (личная подпись) О.Г. Калинкина
   Дата
  
   При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
   При необходимости личная подпись должностного лица Управления в грифе утверждения заверяется в финансово-экономическом отделе печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
   Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.
   Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого отделом общего обеспечения помещается штамп с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полным и сокращенным наименованием Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю (Управление Росреестра по Севастополю), расположенным под наименованием вышестоящих организаций - Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и Министерства экономического развития Российской Федерации.
   19. Начальники структурных подразделений Управления, осуществляющие оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.
  

Служебные письма

   20. Служебными письмами оформляются:
   ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
   ответы об исполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Правительства и Аппарата Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации по обращениям граждан, относящимся к компетенции Управления;
   ответы об исполнении поручений Министерства экономического развития Российской Федерации, Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии;
   письма, отзывы и заключения на проекты законодательных и иных нормативно-правовых актов;
   ответы на запросы организаций и обращений граждан;
   инициативные письма по вопросам компетенции Управления, в том числе, методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных отделов и подведомственных организаций Управления;
   другие документы.
   Редактированию подлежат следующие служебные письма:
   - проекты документов, подготовленные за подписью Руководителя;
   - проекты документов, подготовленные за подписью заместителей Руководителя.
   21. Реквизиты служебных писем:
   1) служебные письма печатаются в подразделениях Управления на специальных бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме бланк не применяется;
   2) адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
   В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти, в территориальные органы и подведомственные организации Управления, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.
   Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.
   При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
  
  

Законодательное собрание

Севастополю

  
  
   При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения так же пишется в именительном падеже, например:
  
  

Администрация

Севастополя

Департамент

имущественных отношений

  
  
   При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном
   падеже, а должность и фамилия - в дательном.
  
  
   Например:

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии

Начальнику Управления контроля и методического обеспечения в сфере регистрации прав и кадастрового учета

О.А. Ждановой

  
   Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
   Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.
   При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
  

Главе Администрации Севастополя

С.С. Сидорову

   Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
  

Начальникам структурных подразделений Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра

и картографии

по Севастополю

  
   При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, который печатается через один межстрочный интервал, например:
  

Никитину А.Г.

ул. Кирова, д. 32, кв. 18,

г. Севастополь, 299011

   Один документ не должен содержать больше четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов). Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается начальником соответствующего структурного подразделения Управления и утверждается начальником отдела общего обеспечения;
   3) дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания по правилам, предусмотренным п.п. 2 п. 17 Инструкции;
   4) регистрационный номер служебного письма состоит из знака "N", индекса структурного подразделения, индекса исполнителя, которые указываются сотрудником подразделения, готовившим документ, и порядковым номером документа присваемого отделом общего обеспечения, например:
   N 02-68/2534, где 02 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо; 68 - индекс исполнителя документа, 2534 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных.
   При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи;
   5) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма.
   Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя а, следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации;
   6) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?").
   Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля тремя интервалами ниже предыдущего реквизита, строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman N 12. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;
   7) текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.
   Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:
   официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
   конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;
   использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;
   логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;
   эмоционально-нейтральный тон изложения.
   Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:
   официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.
   Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
   "Уважаемый Матвей Сергеевич!";
   "Уважаемая Антонина Петровна!";
   "Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".
   При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
   "Уважаемые коллеги!";
   "Уважаемые господа!";
   "Глубокоуважаемые депутаты!".
   При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:
   "Уважаемый гражданин Хохлов!";
   "Уважаемая госпожа Михайлова!".
   При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:
   "Уважаемый господин председатель!";
   "Уважаемый господин директор!";
   "Уважаемый господин секретарь!".
   В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:
   "Григорий Иванович!";
   "Гражданин Петров!";
   "Граждане!";
   "Коллеги!".
   Обращение к адресату располагаются на два, три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".
   В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:
   "Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о ...";
   "Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".
   Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.
   Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действий, предложения, благодарности и другие, например:
   подтверждение:
   "Ваше письмо от ... N... получено";
   "В Управление поступило Ваше письмо от... N...";
   "В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)";
   обоснование действия:
   "В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...";
   "В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...";
   "На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...";
   "В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";
   "В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...";
   благодарность:
   "Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Севастополю благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)...N...";
   "Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";
   "Заранее благодарим за возможную помощь";
   "Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";
   просьба:
   "Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...";
   "Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...";
   "Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";
   сопровождение:
   "Направляем копию служебного контракта...";
   "Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";
   напоминание:
   "Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...";
   "Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.12.2010";
   предложения:
   "Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность ......";
   "Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";
   основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;
   заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Управления.
   Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Управления, например:
   "С уважением,...";
   "С неизменным уважением,...";
   "С глубоким уважением,...";
   "С благодарностью и уважением,...";
   "С уважением и пожеланием успехов в работе,...".
   Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "Управление рассмотрело", "коллегия решила", "информируем...", "сообщаем...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным" и т.п.;
   8) реквизит "приложение" отделяется от текста одним, двумя межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
   Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:
   Приложение: на 5 л. в 2 экз.
   При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите "приложение", затем - число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
   Приложение: 1. Копия обращения Администрации муниципального
   образования г. Севастополь на 7 л. в 1 экз.
   2. Определение об истребовании сведений от 12.10 2010
   на 3 л. в 2 экз.
   В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
   Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
  
   В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:
   Приложение: программа в 3 экз.
  
   Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:
  
   Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2010 N 02-03-04/25 с
   приложениями к нему, всего на 5 л.;
  
   9) согласование служебных писем со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, и курирующими заместителями руководителя (служебных писем с подписью Руководителя) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа;
   10) реквизит "подпись" отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Управления, полное - в иных случаях), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на поле бланка в порядке, предусмотренном пп. 8 п. 17 Инструкции, например:
  
   Заместитель руководителя П.П. Петров
  
  
   Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля.
   Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала. Например:
  
   Заместитель руководителя
  
   (личная подпись) П.П. Петров
   Заместитель руководителя
  
   (личная подпись) А.А. Андреев
  
  
   Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:
  
   Руководитель (личная подпись) О.Г. Калинкина
  
   Начальник
   финансово-экономического отдела (личная подпись) Л.В. Козлова
  
   Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи документов всех видов предлог "за" или косую черту;
   11) исполнитель служебного письма указывает свои инициалы, фамилию, номер служебного телефона в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа (шрифтом Times New Roman N 10), например:
  
   И.И. Иванов
   209 02 90
  

Служебные записки

   22. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах Управления отношения субординации структурных подразделений с руководством Управления и координации между структурными подразделениями.
   В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Управления.
   23. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 21 Инструкции.
   В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.
   При направлении информации одновременно адресатам внутри Управления и за ее пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
   Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - адресанта.
  

Доверенности

   24. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Управления, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на угловом бланке Управления. Представителями могут быть одно или несколько лиц.
   25. Оформление доверенностей в Управлении осуществляется в соответствии со ст. 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
   26. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Управления, представления интересов Управления в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Управлении.
   27. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
   полное наименование Управления;
   фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
   данные об основаниях, подтверждающих полномочия Руководителя;
   содержание полномочий доверенного лица;
   срок действия доверенности.
   28. Доверенность печатается в 2-х экземплярах, один из которых на бланке, копия визируется в следующем порядке:
   начальник структурного подразделения-исполнителя;
   начальник отдела правового обеспечения;
   заместитель руководителя, курирующий работу структурного подразделения-исполнителя.
   Доверенности на представление интересов в судах оформляются отделом правового обеспечения.
   Доверенность подписывает Руководитель, его подпись заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
   Регистрация и хранение доверенностей производится отделом общего обеспечения.
  

Телеграммы

   29. Телеграф используется для передачи только срочной информации.
   Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 3 экземплярах (оригинал и завизированная копия передаются в отдел общего обеспечения, третий экземпляр приобщается к делу) следующим образом:
   1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например "Правительственная";
   2) перед текстом центрованно размещается реквизит "наименование документа" - "Телеграмма";
   3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
   4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенными обозначениями: зпт, тчк), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами;
   5) после текста телеграммы размещается реквизит "подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.
   Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Управления и дата (день отправления), которые печатаются обычным текстом.
   Телеграммы подписывают Руководитель или его заместители, в исключительных случаях (по поручению Руководителя или лица, исполняющего его обязанности) - начальники структурных подразделений.
   Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграмма категорий "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" подписывают только Руководитель и его заместители;
   6) копия телеграммы визируется начальником структурного подразделения и исполнителем (указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона);
   7) телеграмма в финансово-экономическом отделе заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
  

Т Е Л Е Г Р А М М А

   353743 СТ ЛЕНИНГРАДСКАЯ
   КРАСНАЯ 136а
   ГА МАЧУЛИНУ
   ПРИГЛАШАЕТЕСЬ 24 ДЕКАБРЯ 2010 ГОДА 14 ЧАСОВ АДРЕСУ СЕВАСТОПОЛЬ ДЕМИДОВА 13 КОМНАТА 420 РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ НАЗНАЧЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО НАКАЗАНИЯ
   ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ УПРАВЛЕНИЯ
   РОСРЕЕСТРА СЕВАСТОПОЛЮ ПЕТРОВ
  
   Заместитель руководителя Управления
   Росреестра по Свастополю П.П. Петров
  
   Севастополь, Демидова, 13
   Иванов И.И.
   54-32-76
   20.05.2014
  

III. Порядок перемещения документов в Росреестре (документооборот)

Виды документопотоков

   30. Движение документов в Управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:
   документы, поступающие в Управление (входящие);
   документы, направляемые Управлением (исходящие);
   переписка между структурными подразделениями и должностными лицами Управления (внутренние);
   организационно-распорядительные акты (нормативные и индивидуальные правовые).
  

Обработка входящих документов

   31. Доставка документов в Управление осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, телефонной связью, электронной почтой.
   Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью - факсимильные сообщения, телефонограммы; электронной почтой - электронные сообщения.
   32. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции:
   1) прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Управление корреспонденции осуществляется отделом общего обеспечения.
   Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Управления, оперативно передаются ими в отдел общего обеспечения для регистрации;
   2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется целостность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
   3) затем вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех документов и приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого остается в отделе общего обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела общего обеспечения (заместитель, исполняющий его обязанности) и государственный служащий, вскрывший указанный конверт.
   Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело;
   4) вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, личной переписки и перечня документов в соответствии с пп. 6 п. 32) подлежит обязательной централизованной регистрации отделом общего обеспечения в электронной базе данных.
   Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный штамп от руки вписываются регистрационный номер в электронной базе данных, дата получения документа.
   5) документы, поступившие факсимильной связью и электронной почтой, регистрируются в соответствующих журналах факсимильных сообщений и электронной почты;
   6) не подлежит регистрации в отделе общего обеспечения (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:
   - копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;
   - поздравительные письма;
   - пригласительные билеты;
   - бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);
   - печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
   - формы статистической отчетности;
   7) организационно-контрольный отдел осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководством Управления и направляемые непосредственно в структурные подразделения;
   8) заявления о государственной регистрации прав на предприятия как имущественные комплексы или иные объекты недвижимого имущества, полученные посредством почтового отправления, от организации почтовой связи принимаются организационно-контрольным отделом, который:
   по почтовым уведомлениям (в день получения уведомления) в отделении почтовой связи получает ценную корреспонденцию с описью вложения. Содержимое конверта сверяется с описью и подлежит регистрации в электронной базе входящих документов;
   если документы поступили заказной почтой, заказной почтой с уведомлением, простой почтой составляет опись полученных документов с указанием названия документа и количеством листов. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу на описи поступивших документов;
   при отсутствии документа, включенного в опись вложения, составляет акт в трех экземплярах: первый экземпляр которого остается в организационно-контрольном отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется заявителю;
   зарегистрированные документы в день регистрации передает в отдел приема-выдачи документов по реестру передачи входящих документов (один экземпляр реестра передается в отдел приема- выдачи документов, второй - остается в организационно-контрольном отделе);
   отдел приема-выдачи документов, проверяет наличие всех необходимых документов исходя из соответствующего перечня документов, представленных на государственную регистрацию и государственный кадастровый учет, регистрирует полученные документы в книге входящих документов.
  

Обработка исходящих документов

   33. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями Управления в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.
   34. Исходящие документы после подписания подлежат регистрации в отделе общего обеспечения в следующем порядке:
   1) документы представляются на регистрацию в двух экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр с визами согласования возвращается в соответствующее структурное подразделение с отметкой об отправке, для включения в соответствующее номенклатурное дело;
   2) на первых экземплярах (оригиналах) регистрационные номера оформляются в соответствии с пп. 4 п. 21 Инструкции.
   На вторых экземплярах отправленных исходящих документов делается отметка об отправлении оригинала, и указываются дата отправки и регистрационный номер.
   В случае поступления в организационно-контрольный отдел исходящих документов, оформленных с нарушением п. 21 Инструкции либо не полного комплекта документов на регистрацию, документ возвращается на дооформление в структурное подразделение- исполнитель без регистрации.
   35. Доверенности на право совершения действий от имени Руководителя, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, оформленные в соответствии с п. 24-28 Инструкции, регистрируются организационно-контрольным отделом я в журнале регистрации доверенностей.
   Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия и копия с оригинала документа помещается в номенклатурное дело в организационно-контрольном отделе.
   36. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:
   1) документы отправляются заказными письмами, либо простыми почтовыми отправлениями в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс, а также в нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Все документы, отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт;
   2) письма передаются в почтовое отделение по реестрам установленной формы, которые составляются в двух экземплярах. В реестре указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр реестра с подтверждением почтового отделения об отправке помещается в номенклатурное дело организационно-контрольного отдела;
   3) расписка в получении документов для государственной регистрации прав, направленных посредством почтового отправления, направляется по указанному в заявлении почтовому адресу в течение рабочего дня, следующего за днем получения пакета документов как заказное письмо с уведомлением о вручении;
   4) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает начальник или заместитель начальника структурного подразделения и утверждает начальник организационно-контрольного отдела. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело организационно-контрольного отдела.
  

Обработка внутренних документов

   37. Регистрация, учет и движение в Управлении внутренних документов (служебных записок), оформленных в порядке, предусмотренном п. 22, 23 Инструкции, осуществляется структурными подразделениями - адресантами служебных записок.
   Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах, в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок, исполнитель) и их прохождение, а также их рассылка, осуществляется структурными подразделениями - исполнителями и регистрации в организационно-контрольном отделе не подлежит.
   Документы и материалы, адресованные Руководителю или заместителям руководителя, передаются для рассмотрения только через организационно-контрольный отдел.
   Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.
   38. Для достижения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в регистрационных журналах структурных подразделений:
   регистрационный номер структурного подразделения;
   корреспондент;
   дата документа;
   исходящий номер документа;
   краткое содержание;
   количество листов;
   указание по исполнению (исполнитель, содержание указания по исполнению, срок исполнения, автор);
   расписка в получении документа;
   отметка об исполнении.
   39. В журналах учета документов могут помещаться следующие дополнительные сведения:
   внутренняя переадресация документов по исполнителям;
   ход исполнения;
   наличие приложений;
   перенос сроков исполнения.
  

Обработка организационно-распорядительных документов и договоров (соглашений)

   40. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с п. 9-18 Инструкции, после подписания представляются исполнителем на регистрацию. В случае отправки для исполнения или ознакомления с документом исполнитель самостоятельно отправляет его по электронной почте или подготавливает указатель рассылки и направляет документ через организационно-контрольный отдел. Указатель рассылки визируется исполнителем документа, подписывается руководителем соответствующего подразделения Управления и утверждается начальником организационно-контрольного отдела.
   41. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются и формируются в номенклатурные дела организационно-контрольным отделом.
   42. Приказы по личному составу и распоряжения по командированию государственных служащих на территории Российской Федерации, а также приказы о заграничных командировках регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела отделом государственной службы и кадров.
   43. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пп. 10 п. 17 Инструкции, заверенные печатью отдела государственной службы и кадров, направляются в соответствии с указателем рассылки адресатам по Управлению в электронном виде. Заверенные копии приказов и распоряжений на бумажном носителе рассылаются только подразделению - исполнителю и отделу правового обеспечения. Заверенные копии приказов и распоряжений о проведении проверок подведомственных организаций Управления на бумажных носителях также рассылаются в финансово-экономический отдел и отдел государственной службы и кадров. Указатель рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения).
   Для приказов по личному составу допускается помещать указатель рассылки на оборотной стороне последнего листа приказа.
   44. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти и Соглашения с высшими учебными заведениями по подготовке (переподготовке) арбитражных управляющих, регистрируются организационно-контрольным отделом.
   Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись Руководителя (заместителя руководителя) на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
   Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело организационно-контрольным отделом, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
   Копии договора (соглашения) заверяются печатью организационно-контрольного отдела и направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
   Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в административно-хозяйственном отделе. Один экземпляр договора административно-хозяйственным отделом помещается в номенклатурное дело.
  

Учет объема документооборота

   45. Объем документооборота Управления состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Управления.
   46. Государственные служащие, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях Управления, учитывают документы при их получении и подготовке к отправке.
   При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
   47. Сведения об объеме документооборота в структурных подразделениях Управления за месяц с нарастающим итогом (до 7-го числа следующего месяца) представляются ими в организационно-контрольный отдел.
   48. Организационно-контрольный отдел ежегодно до 15-го января на основании представленных структурными подразделениями сведений подсчитывает объем документооборота и представляет его заместителю руководителя, курирующему данное направление.
  

Получение и направление документов по факсимильной связи

   49. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.
   Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Управления, установлен в организационно-контрольном отделе.
   50. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.
   51. Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати".
   Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и начальника соответствующего структурного подразделения.
   52. Полученные по факсимильной связи документы учитываются в специальном журнале организационно-контрольным отделом и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку.
  

IV. Контроль исполнения документов

   53. Контроль исполнения документов (далее - Контроль) представляет собой совокупность процедур, осуществляемых организационно-контрольным отделом совместно со структурными подразделениями Управления. Контроль связан с учетом и анализом сроков, порядка и качества исполнения входящих документов. Целью Контроля является укрепление исполнительской дисциплины и повышение эффективности деятельности Управления.
   54. Контроль включает: постановку документов на контроль, проверку своевременности получения исполнителями контрольных документов, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документов с контроля.
   55. Централизованную постановку документов на контроль с указаниями по исполнению руководителя Управления и его заместителей осуществляет организационно-контрольный отдел. В правом верхнем углу документов проставляется штамп синего цвета "Контроль".
   56. После соответствующего оформления контрольные документы и заведенные на них контрольные карточки направляются организационно-контрольным отделом в структурные подразделения. Копии контрольных документов и контрольных карточек передаются в организационно-контрольный отдел.
   57. Контрольная карточка включает в себя номер и дату поступившего документа, входящий регистрационный номер Управления и его дату, содержание указания по исполнению, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и иную информацию.
   58. Начальник структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов, служебных записок о ходе и результатах исполнения поручений и указаний по исполнению, а также соблюдение установленных сроков.
   59. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения государственный служащий, ответственный за контроль, обязан передать другому государственному служащему по согласованию с непосредственным начальником все контролируемые документы.
   60. Предварительный контроль осуществляется с помощью контрольных карточек документов, направляемых в структурные подразделения, являющиеся основными исполнителями.
   Государственные служащие, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и дачи информации по ним организационно-контрольному отделу.
   61. Предупредительный контроль осуществляется организационно-контрольным отделом посредством перечней контрольных документов, направляемых еженедельно в структурные подразделения и курирующим их заместителям руководителя.
   Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.
   В соответствии с указанным перечнем организационно-контрольный отдел получает от структурных подразделений информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения документа, а также напоминает об истечении срока его исполнения.
   62. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый организационно-контрольным отделом еженедельный анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях.
   Аналитическая информация об исполнении контрольных документов включается в справки об исполнении контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу Руководителю и его заместителям. Кроме того, Руководителю и его заместителям направляется аналитическая таблица с количественными сведениями об общем объеме контрольных документов, документах, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, о количестве документов, исполненных в срок, не исполненных и исполненных с нарушением контрольных сроков.
   Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются в структурные подразделения-исполнители и заместителям руководителя, их курирующим.
   63. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут заместители руководителя, начальники структурных подразделений, иные должностные лица-исполнители.
   64. Снятие документов с контроля осуществляется организационно-контрольным отделом на основании официальной информации структурного подразделения-исполнителя.
   Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, органам государственной власти, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на доработку или повторное рассмотрение), государственный служащий структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа, доклада) в контрольную карточку, которую оперативно возвращает в организационно-контрольный отдел с копией ответа.
   Организационно-контрольный отдел на основании информации контрольной карточки снимает документ с контроля.
   65. Сроки исполнения контрольных документов:
   1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов, Минэкономразвития России и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты подписания контрольного документа;
   2) сроки исполнения документов, поступивших из других органов государственной власти, исчисляются в календарных днях, с даты поступления отмеченной в регистрационном штампе Управления;
   3) в указаниях по исполнению на конкретном документе руководителем Управления или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;
   4) контрольные документы подлежат исполнению:
   в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
   в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно", "безотлагательно";
   в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно", "в кратчайшие сроки", "в возможно короткие сроки";
   в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата, либо конкретный срок исполнения;
   5) в исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнителем направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения;
   6) исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;
   7) если поручение дано нескольким исполнителям (структурным подразделениям), соисполнители представляют ответственному исполнителю свои предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;
   8) при необходимости изменения срока выполнения указания по исполнению, данного Руководителем или заместителями руководителя, должностное лицо, которому дано указание по исполнению, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя Руководителя или заместителя руководителя, в зависимости от того, кем дано указание на исполнение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения;
   9) приостанавливать исполнение документов, продлевать срок исполнения, а также отменять их имеют право только их авторы;
   10) обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать организационно-контрольный отдел, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.

V. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы

  
   66. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Управлении осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 N 450, ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
   67. Изготовление печатей и бланков Управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу отдела общего обеспечения, отдела материально-технического обеспечения полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

Печати и штампы

   68. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами, визируются заместителем руководителя, курирующим данное направление и передаются в административно-хозяйственный отдел на изготовление.
   Изготовленные по заказу печати (штампы) передаются организационно-контрольным отделом под роспись структурным подразделениям, оформившим заявки.
   В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журналах учета печатей и штампов и могут выдаваться под роспись государственным служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
   69. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
   70. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел общего обеспечения, где уничтожаются по акту.
   71. Гербовые печати применяются в Управлении для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
   72. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Руководитель по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с заместителем руководителя, курирующим данное направление.
   73. В Управлении используются:
   гербовая печать, закрепленная за финансово-экономическим отделом (главным бухгалтером);
   номерные гербовые печати, закрепленные за государственными служащими, исполняющими функции государственных регистраторов Севастополя, а также за государственными служащими, уполномоченными на удостоверение документов, сформированных из Государственного кадастра недвижимости и Единого государственного реестра объектов капитального строительства и актов определения кадастровой стоимости земельных участков;
   малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков, которая закрепляется за отделом государственной службы и кадров.
   Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения Руководителя не допускается.
   74. В Управлении гербовой печатью заверяются подписи Руководителя, заместителей руководителя, государственных регистраторов, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Управления предоставлены соответствующие полномочия.
   75. Гербовой печатью удостоверяются:
   все виды договоров и соглашений, заключаемых Управлением с другими организациями в пределах компетенции;
   финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
   документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
   документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Управления;
   акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
   акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
   гарантийные письма;
   доверенности;
   характеристики государственных служащих (работников);
   представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград; свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
   другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
   76. Гербовая печать на документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
   77. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Управления, изготовленный по его поручению, хранится и используется секретарем руководителя.
   Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Руководителя Управления используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.
   78. В Управлении могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (организационно-контрольный отдел, отдел правового обеспечения, отдел государственной службы и кадров и другие).
   Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи начальников подразделений или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
   Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
  

Бланки Управления

   79. В Управлении применяются бланки писем; бланки конкретных видов документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки), которые используются для оформления приказов, распоряжений, служебных писем, доверенностей и других официальных документов.
   80. Бланки изготовляются на основании заявок административно-хозяйственного отдела, который обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка. Административно-хозяйственный отдел осуществляет выдачу бланков государственным служащим, ответственным в структурных подразделениях за обработку документов, под роспись в журнале.
   81. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.
   82. Ответственность за обеспечение сохранности печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также правильности их использования несут начальники структурных подразделений и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
  

VI. Подготовка и утверждение номенклатуры дел Управления

  
   83. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях Управления с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемых в установленном Инструкцией порядке.
   В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях Управления документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
   84. Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляются государственными служащими, ответственными за обработку документов, подписываются начальником соответствующего структурного подразделения и представляются до 15 сентября текущего года в организационно-контрольный отдел, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает ее согласование с Экспертной комиссией Управления (далее - ЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного учреждения "Государственный архив Севастополя" (далее - Государственный архив Севастополя) не реже одного раза в 5 лет. Сводная номенклатура дел утверждается приказом Управления.
   Вновь созданное структурное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в организационно-контрольный отдел, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Управления об утверждении сводной номенклатуры дел.
   85. После утверждения сводной номенклатуры дел Управления структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.
   86. Сводная номенклатура дел Управления в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
   87. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Управления.
   88. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Управления.
   89. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности Управления в соответствии с Положением о нем.
   90. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
   1) графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 06-01, где 06 - структурный номер организационно-контрольного отдела , 01 - порядковый номер заголовка дела в разделе "Приказы, распоряжения Минэкономразвития России, Росреестра. Копии";
   2) графа 2 "Заголовок дела (томов, частей)" включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которым относятся документы дела.
   Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
   В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Управления (планы, списки, доклады, информация)".
   В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
   В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка со структурными подразделениями Управления Росреестра по КК по основным вопросам деятельности".
   Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
   В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".
   В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Статистические сведения о проверках в системе Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Форма N 24). Полугодовые отчеты".
   В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).
   Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;
   3) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;
   4) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
   5) графа 5 "Примечание" может включать название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.
   91. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
   92. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
  
  
  
  

VII. Основные требования к формированию дел

   93. Формирование дел - группировка структурными подразделениями исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
   94. Завершенные в делопроизводстве документы сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному в структурном подразделении за обработку документов, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.
   95. Правила формирования дел:
   1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
   2) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
   3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине).
   При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.;
   4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
   Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
   Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
   Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
   Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
   Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
   Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
   При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
   96. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет отдел общего обеспечения.
   97. Номенклатурные дела Управления оформляются (готовятся к хранению) организационно-контрольным отделом и структурными подразделениями после завершения календарного года.
   98. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа - заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.
   99. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Управления и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Севастополя".
   100. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.
   Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
   101. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
   К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
   Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.
   102. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
   103. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
  

VIII. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

   104. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Севастополя проводится в Управлении при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.
   105. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создается Экспертная комиссия (ЭК).
   106. Правовой статус ЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением, согласованным с Государственным архивом Севастополя, утвержденным приказом Управления.
   107. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными служащими, ответственными за обработку документов, совместно с ЭК.
   108. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления; с временными сроками хранения с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
   109. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
   110. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
   111. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
   112. В архив Управления дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме в соответствии с методическими рекомендациями организационно-контрольного отдела через три года после завершения дел в делопроизводстве.
   Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Управления, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Севастополя.
   113. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
   каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
   графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
   одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
   графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
   114. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
   115. Опись дел структурных подразделений (в двух экземплярах) подписывает составитель с указанием его должности, согласовывает с начальником организационно-контрольного отдела и утверждает начальник структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в архив Управления вместе с делами, второй остается в структурном подразделении с отметкой о принятии дел в архив.
   116. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Севастополя описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются заместителем руководителя, возглавляющим ЭК.
   117. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Управления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
  

IX. Порядок передачи документов в архив

   118. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Управления являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Севастополя.
   119. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет организационно-контрольный отдел, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Управления.
   Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Управления не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения, уничтожаются в установленном порядке.
   120. До передачи в архив Управления номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.
   Начальники структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
   121. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Управления организационно-контрольным отделом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.
   Прием дел осуществляется организационно-контрольным отделом в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи государственных служащих организационно-контрольного отдела, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.
   Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
   В случае исключения из структуры Управления структурного подразделения либо изменения структуры государственный служащий, ответственный за обработку документов, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения.
   122. Передача дел, упакованных в связки, в архив Управления осуществляется по графику, подготовленному организационно-контрольным отделом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом Управления.
   123. О выполнении графика передачи дел в архив Управления, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре организационно-контрольный отдел информирует служебной запиской заместителя руководителя, курирующего данное направление.
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 Ваша оценка:
Связаться с программистом сайта.

Новые книги авторов СИ, вышедшие из печати:
О.Болдырева "Крадуш. Чужие души" М.Николаев "Вторжение на Землю"

Как попасть в этoт список

Кожевенное мастерство | Сайт "Художники" | Доска об'явлений "Книги"