Бухгалтерский учет - великий и ужасный. Кассовые операции
Вынырнули. А вокруг деньги, узкая комната с железными дверями. Куда это мы попали? В кассу, конечно же. Потому как деньги нужно хранить в кассе. Потому как если кассы нет, то и деньги хранить нельзя. Штраф огромный, а потому лучше с кассой, чем без нее. Но мы еще поговорим об этом.
А пока... поговорим о проводках и документах.
С проводками просто: все, что в кассу приходит, попадает на дебет счета 50, что из кассы уходит - в кредит.
Давайте посмотрим на дебет пристально. Что может прийти в кассу?
- Вы можете снять деньги с расчетного счета
- Вам могут дать взаймы
- Вам могут вернуть переплату поставщики
- Вам могут вернуть подотчетные средства
- Вам в кассу могут заплатить взнос учредители (если вы работаете в ООО)
- Вам могут вернуть долг
И, наконец, самое главное - ВАМ МОГУТ ЗАПЛАТИТЬ ЗА ВАШ ТОВАР, УСЛУГИ, РАБОТУ.
Все предыдущее выручкой не является - прошу запомнить, но оплата за товар, услуги, работу - выручка, для нее действуют особые правила.
Я сознательно не перечисляю все случаи использования всех счетов, связанных с дебетом счета 50. Просто вернемся позднее.
Итак, дебет 50. Снова.
Единственным документом, проходящим по дебету 50, является приходный кассовый ордер (рис.1). Или ПКО. Но... Заполнение этих ПКО может различаться.
Вот вы - рачительный хозяин - заранее заказали деньги в банке. Или деньги вам срочно понадобились сегодня, и вы их сегодня снимаете, несмотря на повышенный тариф банка за срочное снятие. Заполнили чековую книжку, расписались, если имеете право подписи, подписали у имеющих право ее подписывать и пошли в банк. В банке вам выдали деньги. Вы их принесли на предприятие. И вот эти действия ВСЕ описываются проводкой Дт 50 Кт 51. И оформляются единственным документом - приходным кассовым ордером.
Приходный кассовый ордер имеет обязательные реквизиты и своеобразную форму. Сам документ делится на две части: собственно ордер и квитанция ПКО, которая заполняется аналогично ордеру. К обязательным реквизитам относится название организации или ИП, структурного подразделения, обязательно заполнение табличной части ордера (этой части нет в квитанции) с указанием счетов и субсчетов, даты, наименования получателя денег, основания выдачи денежных средств. ПКО подписывают два человека: главный бухгалтер и кассир. Если главный бухгалтер един во всех лицах, то он расписывается два раза, если един директор, то за всех подписывается он. Обязательно ставится печать с обязательным условием: она должна частично располагаться на основном ордере и частично на квитанции.
Во всех случаях, кроме выручки, приходный кассовый ордер заполняется обыкновенно. Но вот выручка... Ох уж эта выручка...
При получении денежных средств в качестве выручки при обычной и упрощенной системе налогообложения обязательно применение контрольно-кассового аппарата (Без ККТ - штраф!). Поэтому вы обязаны выбить кассовый чек и передать его вместе с квитанцией приходного кассового ордера покупателю. При применении единого налога на вмененный доход вы можете ККТ не использовать (выдав по требованию плательщика товарный чек), но здесь вы обязательно должны понимать, что облагается этим налогом, а что подпадает под общую систему или упрощённую. При применении общей системы налогообложения обязательно указание в ПКО на сумму НДС, при упрощенной системе налогообложения указание на отсутствие налога.
Кстати, имеется дополнительное ограничение по расчетам с юридическими лицами. Вы не можете, как юридическое лицо, платить или получать от другого юридического лица больше определенного государством лимита. В настоящее время этот лимит составляет 100000 рублей. Для физических лиц этого ограничения нет.
А теперь посмотрим на расход денежных средств. Кредит 50.
Вы сдаете деньги в банк.
Вы выдаете зарплату.
Вы возвращаете переплату покупателю.
Вы оплачиваете займ или выдаете деньги в долг.
Вы выдаете деньги под отчет.
Вы платите поставщику.
Вы оплачиваете дивиденды учредителю.
Вы платите, платите, платите.... И все это вы оформляете расходным кассовым ордером. Все в этой ситуации и проще, и сложнее.
Расходный кассовый ордер тоже имеет обязательные реквизиты и табличную часть. Только это один листок, который подписывают в идеале четыре человека: директор, главный бухгалтер, кассир и, конечно, получатель денег. Печать здесь, как бы не хотелось некоторым, не ставится. Не указываются суммы налогов, зато обязательно прописываются паспортные данные получателя денег (рис. 2).Получатель обязательно прописью от начала строки с прописной (т.е. заглавной) буквы указывает сумму полученных денег и заверяет это подписью.
Расходный кассовый ордер заполняется всегда стандартно, во всех случаях. Но в некоторых требует приложения. При выдаче заработной платы подразделению по ведомости к расходному ордеру прикладывается сама ведомость с оригиналами подписей. При оплате поставщику или покупателю (юридическим лицам) требуется приложении доверенности на получение денежных средств. При оплате дивидендов требуется копия протокола о выплате дивидендов и их расчет. А когда вы сдаете деньги в банк, в банковской кассе вам обязательно дадут квитанцию и мемориальный ордер. Мемориальный ордер вы вошьете в банковские документы к выписке, а квитанцию приложите к расходному ордеру.
Каждый день вы будете вести кассовую книгу, а если у вас есть ККТ, то и книгу кассира - операциониста (Рис. 3 и 4). Слава Богу, сейчас есть бухгалтерские программы, которые формируют кассовую книгу самостоятельно.
И обязательно соблюдать лимит кассы. Есть такая обязанность у кассира и главного бухгалтера. С 2012 года каждая организация должна составить себе лимит кассы, но в банк и в налоговую его относить необязательно. Это у вас могут затребовать только при проверке. Что значит соблюдать лимит? Остаток по кассе на момент окончания работы должен не превышать определенной суммы, указанной в расчете лимита. Для многих кассиров и бухгалтеров соблюдение этого правила приносит дополнительную головную боль: вечером добросовестный покупатель приносит вам деньги, вы обязаны их оприходовать, составить все документы, пробить чек, но... это автоматически превышает лимит кассы. Проверяет кассовую дисциплину банк, но штрафует налоговая инспекция, и штрафы за нарушение кассовой дисциплины тоже существенные. Поэтому хитроумные бухгалтеры сразу запрашивают в качестве лимита бОльшие суммы, чем надо, и обязательно прописывают в расчете возможность трат на собственные нужды, т.е. хозяйственные расходы, выплату зарплаты.
И снова хочу вернуться к вопросу о кассе. Да, именно к маленькой узкой комнате с железными дверями без окон в стенах и маленьким окошечком в двери. Сейчас банки предлагают возможность работать без кассовых операций всем, кто непосредственно не связан с розницей. Это исключительно работа по безналу. Вам открывают специальные счета, на которые вы переводите деньги, вам выдается карточка, которую вы передаете лицу, ответственному за покупки и он получает столько, сколько необходимо для решения хозяйственных вопросов. Выплата зарплаты тоже решается с помощью банков: возможность открыть зарплатный проект и перечислять заработную плату на расчетные счета сотрудников освобождает от необходимости не только снимать и сдавать деньги на расчетный счет, но и оборудовать кассовую комнату, а также содержать отдельно нанятого кассира.
К слову о кассирах. Кассир - уникальное явление среди сотрудников бухгалтерии. Во-первых, это единственный человек в бухгалтерии, с которым заключают договор о материальной ответственности. Во-вторых, это самый здоровый человек в той же бухгалтерии, поскольку регулярное посещение банков заставляет его совершать ежедневные прогулки по городу. В-третьих, этот человек обладает уникальными знаниями: в крупной организации это всегда умение работать с контрольно-кассовыми аппаратами, машинками, которые пересчитывают деньги, машинками, которые проверяют денежные знаки на профпригодность, они умеют даже без последней определять на ощупь фальшивую купюру, поскольку сумма пропущенной купюры недолжного качества будет вычтена у него (нее) из небольшой зарплаты.
Про кассу и кассиров можно говорить много и долго. О том, какими человеческими качествами должен обладать кассир, какими нечеловеческими упорностью и внимательностью. О том, как может подвести кассир главного бухгалтера, а то и директора, а может быть и все предприятие. И как директоры и главбухи ищут на место кассира человека, которому они будут доверять. Но пока хватит. Кассир ушел в банк.